Puede que no sea tu tema favorito, pero también es necesario para llevar un negocio con éxito. Hablamos de la contabilidad. La forma en que gestiones los pedidos, los gastos y el inventario de tu tienda tendrá un gran impacto en tu productividad, en el cumplimiento de los impuestos e incluso en tu tranquilidad.

Afortunadamente para usted, existen innumerables herramientas que le ayudarán a gestionar sus finanzas sin necesidad de contratar a costosos asesores. La mayoría de estas herramientas se conectan directamente a tu tienda, facilitando más que nunca el seguimiento de tus ingresos y gastos.

Veamos algunas de las mejores herramientas de contabilidad para propietarios de tiendas de comercio electrónico.

1. TaxJar

Antes, una empresa sólo tenía que pagar el impuesto sobre las ventas en el estado en el que operaba. Las empresas con sede en Ohio pagaban el impuesto sobre las ventas de Ohio, mientras que las empresas con sede en Nueva York pagaban el impuesto de NY.

Gracias a Internet, cualquiera puede comprar en su tienda, independientemente de su ubicación. Esto significa que un negocio con sede en Ohio puede tener sólo 5 clientes de Ohio, pero 100 de California y 20 de Nueva York.

Para contrarrestar la pérdida de impuestos sobre las ventas, varios estados de EE.UU. han promulgado leyes fiscales estatales sobre el comercio electrónico (llamadas coloquialmente “leyes Amazon”). En virtud de estas leyes, usted, el propietario de la empresa, es responsable de recaudar y declarar el impuesto sobre las ventas en todos los estados en los que venda productos.

Es decir, si recibe 10 clientes de Ohio y 15 de California, tendrá que recaudar y declarar impuestos en ambos estados.

Como puede imaginar, esto es una pesadilla administrativa para cualquier empresario de comercio electrónico. No es raro que los dueños de negocios pasen semanas sólo recolectando y calculando los impuestos de cada transacción.

Aquí es donde entra TaxJar.

TaxJar automatiza la recaudación y la presentación de los impuestos sobre las ventas para que usted pueda centrarse en el funcionamiento de su negocio. La aplicación se conecta directamente a su tienda actual. Verá las fechas de presentación de los impuestos y el importe de los impuestos sobre las ventas para cada estado en función de sus transacciones.

Para que no se pierda una fecha de presentación, TaxJar también le permitirá presentar los impuestos automáticamente.

Esto es un gran ahorro de tiempo para cualquier negocio. Como un negocio basado en los Estados Unidos, usted ahorrará semanas de su tiempo al usarlo.

Características principales:

  • Cálculo automático de impuestos para cada estado
  • Funciona con el software de su carrito de la compra existente
  • Presentación automática de impuestos
  • La función de recaudación de impuestos ‘esperada vs. real’ le muestra cuánto está recaudando vs. lo que debería estar recaudando.

Precio: A partir de 19$/mes.

Integración con Pagoya: TaxJar se conecta directamente a su tienda a través del mercado de aplicaciones Pagoya. Puede encontrar la aplicación aquí.

2. QuickBooks

QuickBooks de Intuit es un nombre familiar para la mayoría de los propietarios de negocios, incluso si nunca han tratado con la contabilidad antes. Esta herramienta rica en funciones ha sido durante mucho tiempo el estándar de oro para la contabilidad de las pequeñas empresas, y sigue mejorando con cada iteración.

Lo que hace que QuickBooks sea especialmente útil para los empresarios de comercio electrónico son sus funciones específicas de comercio electrónico. Gracias a las amplias integraciones, puedes registrar tus ventas desde casi cualquier canal (tu propia tienda, Amazon, eBay, etc.). También puedes sincronizar tus finanzas desde múltiples sistemas de pago (como Paypal, Square, etc.).

Además, QuickBooks te ayudará a hacer un seguimiento de tu inventario, a llevar un control de tus facturas e incluso a capturar cualquier gasto haciendo una foto del recibo.

Puedes elegir entre QuickBooks de escritorio u optar por la versión online (QuickBooks Online).

En el lado negativo, QuickBooks puede ser intimidante para un usuario novato. Se trata de un software que utilizan los contadores públicos y que tiene demasiadas funciones para el propietario medio de una empresa. Hay que contar con una curva de aprendizaje inicial.

Características principales:

  • Gestión de inventario incorporada
  • Seguimiento de pedidos de múltiples fuentes
  • Facilidad para exportar datos a otras herramientas (como TurboTax)
  • Sincronización de cuentas bancarias
  • Gestión de nóminas

Precio: A partir de 10$/mes (versión online)

Integración con Pagoya: Puedes conectar QuickBooks a tu tienda Pagoya con este ‘zapier’ preconstruido (ver más abajo). Más información sobre esta integración aquí.

3. Freshbooks

Freshbooks es una de las herramientas de contabilidad online más populares, con miles de clientes de pago. A diferencia de otras herramientas de contabilidad empresarial, Freshbooks se creó para las pequeñas empresas y los autónomos desde cero. Esto la hace perfecta para los empresarios que quieren algo rico en funciones, pero fácil de usar.

Este enfoque de “la pequeña empresa primero” se puede ver en el énfasis de Freshbooks en el seguimiento del tiempo y la facturación. Usted tiene mucho control sobre sus facturas, incluyendo el cobro de depósitos por adelantado y los pagos recurrentes.

 Para utilizar FreshBooks como una solución de contabilidad de comercio electrónico, puede enviar nuevos pedidos como facturas a Freshbooks. Cada nuevo cliente se convierte en un “cliente”, lo que le permite enviar facturas/recibos por correo electrónico y hacer un seguimiento de los gastos.

Lo que hace que Freshbooks sea excelente para el comercio electrónico es su sencilla interfaz de usuario. La aplicación hace un buen trabajo ocultando las funciones complejas y ofreciéndole actualizaciones rápidas a través del panel de control. No tendrás que leer largos manuales de usuario para ponerte al día con esta aplicación.

Características principales:

  • Facturación y pagos en línea (incluyendo soporte para pagos recurrentes)
  • Informes contables detallados y cálculo automático de impuestos
  • Seguimiento de los gastos con fines fiscales

Precio: A partir de 15 $/mes.

Integración con Pagoya: Puede conectar fácilmente Freshbooks a su tienda Pagoya a través de la aplicación de integración de Freshbooks. Esto le permitirá utilizar Freshbooks como una herramienta de contabilidad de comercio electrónico completa.

4. TurboTax Business

TurboTax, el software de preparación y presentación de impuestos de Intuit, es un nombre muy conocido en Estados Unidos. TurboTax Business es su hermano mayor, centrado en las empresas.

TurboTax es ante todo una herramienta de declaración de impuestos, no sólo una herramienta de contabilidad. Se conecta directamente a Quickbooks para ayudarle a importar sus datos financieros.

Una vez que haya importado sus datos, puede declarar los impuestos de cualquier empresa con sede en EE.UU. (S Corp, C Corp, sociedad o LLC). Dado que la mayoría de los empresarios incorporan ya sea como LLC o C Corps, usted será bueno para ir a la derecha de la caja.

Lo que hace que TurboTax Business sea una inversión que merece la pena para los empresarios del comercio electrónico es su orientación integrada para las nuevas empresas y las deducciones fiscales específicas del sector. Puede utilizar estas características para maximizar sus deducciones y minimizar sus facturas de impuestos.

Además, también obtendrá un número ilimitado de formularios W-2 y 1099. Si contratas frecuentemente a autónomos, esto facilitará mucho la declaración de impuestos. Además, también puede presentar los impuestos de varias empresas, lo que es perfecto para los empresarios que tienen varias tiendas.

Características principales:

  • Personalizaciones específicas del sector para maximizar las deducciones
  • Incluye alertas de auditoría para avisar de los posibles desencadenantes de la auditoría del IRS
  • No requiere conocimientos fiscales para su uso

Precio: 149 dólares

Integración con Pagoya: No necesitas una integración con Pagoya para usar TurboTax; sólo necesitas importar tus datos contables. Si está utilizando QuickBooks, este proceso es bastante sencillo.

5. Xero

Xero es una potente solución de contabilidad para empresas de todos los tamaños. En términos de características y adopción del mercado, compite directamente con QuickBooks y Sage. Lo que lo hace diferente es su enfoque en la usabilidad y el diseño (de ahí su eslogan: “beautiful accounting software”).

Xero tiene una lista bien desarrollada de funciones para las pequeñas empresas, especialmente para los propietarios de tiendas de comercio electrónico. Esto incluye el seguimiento del inventario, el seguimiento de los pedidos y el cálculo del impuesto sobre las ventas. También se obtiene una mayor seguridad de los datos, reclamaciones de gastos y gestión de nóminas.

Otra ventaja de elegir Xero es su popularidad entre los contables y tenedores de libros. Si contratas a un contable externo, es probable que ya sepa cómo dar sentido a los datos dentro de Xero.

Características principales:

  • Seguimiento de inventarios y pedidos
  • La aplicación móvil es realmente útil
  • Calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas

Precio: A partir de sólo 9 dólares al mes

Integración con Pagoya: Conecte Xero a su tienda Pagoya a través de la aplicación Xero de Pagoya App Market. Se requiere un plan de negocio en Pagoya para acceder a la app.

6. Zoho Books

Si has estado buscando aplicaciones para empresas en Internet, no se te podía escapar Zoho.

Zoho se presenta como un “sistema operativo” para empresas. Ofrece una serie de soluciones empresariales, que van desde el software de asistencia técnica hasta el correo electrónico empresarial.

Zoho Books es el software de contabilidad de Zoho. Tiene un seguimiento del inventario y de los pedidos incorporado. También hay una sólida solución de gestión de contactos (que también se integra con el CRM de Zoho), una solución de facturación y soporte para pagos recurrentes.

Las características de los informes de Zoho son bastante completas. Puedes generar informes detallados de compras e impuestos sobre las ventas. También puedes compartir informes con otros a través de la colaboración basada en roles.

Aunque no es tan rico en funciones como algunos de sus competidores, el enfoque centrado en la pequeña empresa y la estrecha integración con otras aplicaciones de Zoho lo convierten en una alternativa digna para los empresarios del comercio electrónico.

Características principales

  • Funciona bien con otras aplicaciones Zoho como Zoho CRM y Zoho Desk (software de asistencia)
  • Poderosas capacidades de reporte
  • Seguimiento exhaustivo del inventario y de los pedidos

Precio: A partir de 9$/mes.

Integración con Pagoya: Puedes usar este zapier personalizado para conectar tu tienda Pagoya con Zoho.

Cómo integrar su tienda Pagoya con herramientas de contabilidad

La tienda de aplicaciones de Pagoya ya tiene un número de aplicaciones de contabilidad y seguimos añadiendo más aplicaciones cada año.

Sin embargo, habrá ocasiones en las que quiera utilizar una aplicación que no esté disponible en la tienda Pagoya.

En tales situaciones, tiene dos maneras de conectar su tienda a la aplicación:

Integración a través de Zapier

Zapier es una herramienta de automatización empresarial que esencialmente permite conectar dos aplicaciones entre sí. Cada una de estas conexiones se llama “Zap”.

Los Zaps son extremadamente fáciles de usar – sólo tienes que entrar en tu cuenta para cada aplicación, dar a Zapier los permisos que necesita y estarás listo para ir.

Puedes utilizar estos Zaps para automatizar una serie de procesos empresariales. Por ejemplo, puedes conectar Google Sheets a tu cuenta de Trello para crear automáticamente una tarjeta de Trello basada en una nueva fila en Google Sheets.

Zapier es una poderosa solución cuando no puedes encontrar una integración personalizada en la tienda de Pagoya. La lista de Zaps de Zapier no para de crecer, por lo que casi siempre puedes encontrar una forma de integrar dos apps (a no ser que uses un producto antiguo u oscuro).

Integraciones personalizadas a través de la API de Pagoya

Si no puedes encontrar una integración ni en la tienda de aplicaciones ni en Zapier, puedes crear una integración personalizada a través de la API de Pagoya.

La API de Pagoya te da mucho margen para personalizar tu experiencia en Pagoya. Puedes personalizar el aspecto del escaparate o incluso añadir tus propias aplicaciones al panel de control de Pagoya. La API funciona en la interfaz REST, que le da la capacidad de leer y editar los datos de su tienda.

Por supuesto, crear una integración personalizada a través de la API es un reto técnico. Puede contratar a un desarrollador para que cree la integración por usted, o puede conseguir que uno de nuestros expertos en integración lo haga por usted poniéndose en contacto con nosotros a través de este formulario.

La integración personalizada a través de la API le da mucho control, pero también puede ser costosa. Para la mayoría de los propósitos, usted debe atenerse a las aplicaciones de la tienda de aplicaciones Pagoya o Zaps de Zapier.

A su disposición

La contabilidad es una necesidad para cualquier empresa. La aplicación de contabilidad que elijas tendrá un gran impacto en tu negocio, así que asegúrate de elegir algo que tenga muchas funciones, pero que sea fácil de usar.

Asegúrate también de tener cubiertos todos los aspectos básicos de la contabilidad. No sólo hay que hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos, sino que también hay que calcular los impuestos sobre las ventas y presentarlos cuando se tiene una tienda de comercio electrónico.

Puedes empezar eligiendo una solución de una de las seis aplicaciones de contabilidad que se muestran arriba.

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